Basisuitleg over de BTW-regels

Bij de meeste uitgaven die een ondernemer doet, kan de BTW teruggevorderd worden. Bij inkomsten geldt dat de ondernemer zelf niets hoeft te betalen. Het lijkt allemaal zo makkelijk en toch hebben veel ondernemers problemen met hun btw-aangifte. Het is namelijk vaak niet zo vanzelfsprekend als het lijkt.

BTW aftrekken

De BTW die aan u als ondernemer berekend is, mag van de voorbelasting afgetrokken worden. Het komt er dus op neer dat u deze terugkrijgt. Om BTW af te kunnen trekken gelden wel een aantal wettelijke voorwaarden die we hierna zullen benoemen.

1. Uw omzet moet belast zijn met btw

BTW die u heeft betaald over kosten die bestemd zijn voor onbelaste omzet (0%), mag niet afgetrokken worden. Als uw onderneming zich bevindt in de sector van jeugd- en jongerenwerk, dan is het goed mogelijk dat uw omzet vrijgesteld is van BTW. Dit heeft als gevolg dat u ook geen BTW terug kunt vorderen. In het geval van een gemengde omzet geldt hetzelfde principe. Als uw omzet voor een deel vrijgesteld is van BTW, en een deel met BTW belast wordt, kan alleen de BTW van de kosten teruggevoerd worden die bestemd is voor de BTW belaste omzet. U dient hierin zelf een inschatting te maken welke kosten voor welk type omzet bestemd is.

2. Uw facturen moeten voldoen aan de factuureisen

Zoals u wellicht in ons artikel over de BTW-regels van de zakelijke auto heeft gelezen, moeten inkoopfacturen voldoen aan de factuureisen om BTW terug te kunnen vorderen. Bij bedragen tot € 100,- inclusief BTW volstaat een vereenvoudigde factuur om de BTW terug te kunnen vorderen, een kassabon is hier een voorbeeld van. Voor inkopen boven €100,- inclusief BTW zijn meer gegevens nodig, die in veel gevallen niet op een kassabon staan. Houd er rekening mee dat u in dit geval een factuur nodig heeft waaruit de gegevens van uw onderneming blijken.

3. De kosten moeten een zakelijke aard hebben

Van privékosten kunt u geen BTW terugvorderen. De kosten die u namens uw onderneming heeft gedaan, moeten dus te maken hebben met uw bedrijfsactiviteiten om de BTW terug te kunnen vorderen. Bij gemengd gebruik dient u zelf een inschatting te maken welk percentage van de kosten privé en zakelijk zijn, over het zakelijke gedeelte kunt u vervolgens de BTW aftrekken.

4. De btw moet aantoonbaar zijn

De belastingdienst moet in staat zijn om de door u betaalde en teruggevorderde BTW-bedragen te kunnen controleren. Dit doet u door middel van een administratie. U leest alles over het voeren van een administratie is ons artikel.

Btw-aangifte en Kleine Ondernemers Regeling (KOR)

Afhankelijk van uw situatie dient u iedere maand, kwartaal of jaar, BTW-aangifte te doen. De BTW die u heeft gerekend aan uw klanten moet afgedragen worden, en de BTW die u betaald heeft, kan hiervan worden afgetrokken. Op het moment dat het verschil tussen het te betalen en het te vorderen BTW-bedrag in een jaar lager is dan €1.883, dan kunt u mogelijk aanspraak maken op de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). De KOR zorgt ervoor dat kleine ondernemers geen of minder BTW hoeven te betalen. Indien u op jaarbasis minder dan € 1.345 btw moet betalen, hoeft u niets af te dragen. Op het moment dat u tussen € 1.345 en € 1.883 btw moet betalen, betaalt u 2,5 keer het verschil tussen het daadwerkelijke bedrag en € 1.883.