Het oprichten en beheren van een besloten vennootschap (bv) brengt diverse verplichtingen met zich mee. Het is belangrijk om deze verplichtingen te kennen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Of je nu overweegt een bv op te richten of er al één hebt, een goed inzicht in de administratieve, fiscale en financiële regels helpt je om problemen te voorkomen. We vertellen je er graag meer over. 

De oprichting van een BV: wat moet je regelen?

Bij het oprichten van een bv moet je aan een aantal formele voorwaarden voldoen. Allereerst is het noodzakelijk om de BV in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Zonder deze inschrijving is je bedrijf niet officieel en kun je niet aan de slag. Daarnaast is een notariële oprichtingsakte verplicht. Deze akte wordt opgesteld door een notaris en bevat belangrijke informatie over de statuten van de bv, zoals het doel van de onderneming en de verdeling van de aandelen. Hoewel er sinds 2012 geen minimumkapitaal meer vereist is, zijn er wel opstartkosten zoals de notariskosten en het inschrijfgeld bij de KvK.

Jaarlijkse verplichtingen: salaris, administratie en rapportage

Een belangrijk aspect van het runnen van een bv is dat je jezelf als directeur-grootaandeelhouder (DGA) een minimumsalaris moet uitkeren. Voor 2024 bedraagt dit salaris €56.000 per jaar. Dit gebruikelijke loon is wettelijk vastgelegd om te voorkomen dat DGA’s zichzelf te weinig uitbetalen en zo belasting ontwijken. In sommige situaties kun je een lager salaris hanteren, bijvoorbeeld als je bedrijf weinig winst maakt, maar dit moet je goed kunnen onderbouwen.

Daarnaast ben je verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te stellen. Deze jaarrekening geeft inzicht in de financiële situatie van je bedrijf en moet worden gedeponeerd bij de KvK. Het deponeren is belangrijk, omdat het andere partijen inzicht geeft in de financiële gezondheid van je BV. Voor bedrijven die bepaalde omzet- en personeelsdrempels overschrijden, is ook een accountantsverklaring verplicht. Dit brengt extra kosten en verantwoordelijkheden met zich mee.

Als je meer dan 25% van de aandelen van een bv bezit, ben je ook verplicht om jezelf te registreren als UBO (Ultimate Beneficial Owner). Deze verplichting is bedoeld om transparantie te bieden over wie de uiteindelijke eigenaar is van het bedrijf.

Belastingverplichtingen van een BV

Een BV is een apart rechtspersoon en moet daarom belasting betalen over haar eigen winst. Dit gebeurt via de vennootschapsbelasting. In 2024 geldt een tarief van 19% over de eerste €200.000 winst en 25,8% over het bedrag daarboven. Voor de meeste ondernemers is dit een belangrijke overweging bij de keuze voor een BV, omdat de belastingdruk vanaf een bepaalde winst lager kan zijn dan bij een eenmanszaak.

Naast de vennootschapsbelasting moet een BV ook rekening houden met loonheffingen. Dit geldt zowel voor het salaris dat je als DGA ontvangt, als voor eventuele werknemers. Als je producten of diensten levert, ben je meestal btw-plichtig en moet je periodiek aangifte doen. Dit vraagt om een goede financiële administratie.

Administratieve lasten: meer dan alleen cijfers bijhouden

Het voeren van een correcte administratie is cruciaal voor een BV. Je bent verplicht een aandeelhoudersregister bij te houden, waarin alle eigendomsverhoudingen binnen de BV staan vermeld. Dit register moet altijd up-to-date zijn en kan bij controles worden opgevraagd.

Ook de boekhouding van een bv vraagt om zorgvuldigheid. Hoewel kleine BV’s vaak gebruik kunnen maken van een boekhoudprogramma, kiezen veel ondernemers ervoor om een boekhouder of accountant in te schakelen. Dit brengt extra kosten met zich mee, maar zorgt er ook voor dat de administratie voldoet aan alle wettelijke eisen. Voor grotere bedrijven is het vaak verplicht om de jaarrekening te laten controleren door een accountant. Dit kost natuurlijk tijd en geld, maar helpt wel om fouten te voorkomen. 

Geldstromen en financiële regels

Als eigenaar van een BV heb je te maken met specifieke regels rondom geldstromen. Zo mag je jezelf niet zomaar dividend uitkeren. Eerst moet aan alle andere financiële verplichtingen zijn voldaan, zoals het uitkeren van je gebruikelijke loon en het betalen van belastingen. Ook is het mogelijk om geld te lenen van je eigen BV, maar dit is aan strikte regels gebonden. Het maximale bedrag dat je belastingvrij kunt lenen is €500.000. Alles daarboven wordt belast in box 2, wat voor extra kosten kan zorgen.

Als je bedrijf weinig tot geen winst maakt, is het in principe toegestaan om jezelf geen salaris uit te keren. Dit moet echter goed gedocumenteerd en onderbouwd zijn. Een slapende BV, zonder activiteiten, heeft nog steeds te maken met administratieve verplichtingen en vaste kosten, denk bijvoorbeeld aan de jaarlijkse bijdrage aan de KvK.

Kosten en overwegingen

Het hebben van een BV brengt meer kosten met zich mee dan andere rechtsvormen, zoals een eenmanszaak of vof. Denk aan hogere administratiekosten, kosten voor het opstellen van de jaarrekening en eventuele accountantsverklaringen. Voor een kleine BV liggen de jaarlijkse administratiekosten vaak tussen de €2.000 en €5.000. Ook notariskosten voor wijzigingen in statuten of aandelenstructuur kunnen flink oplopen.

Toch kan een BV financieel aantrekkelijk zijn als je winst hoog genoeg is. Vanaf een jaarlijkse winst van ongeveer €200.000 wordt een bv vaak voordeliger, omdat de belastingtarieven lager liggen dan bij een eenmanszaak. Bovendien biedt een BV voordelen op het gebied van aansprakelijkheid, omdat je privévermogen beschermd blijft bij eventuele schulden van de bv.

Is een BV de juiste keuze voor jouw bedrijf?

Een BV biedt veel voordelen, zoals beperkte aansprakelijkheid en fiscale voordelen bij hogere winsten, maar vraagt ook om een goede voorbereiding en beheer. Het is niet de eenvoudigste of goedkope rechtsvorm, vooral niet voor kleine ondernemers of start-ups met beperkte winst. Overweeg daarom goed of de voordelen opwegen tegen de extra kosten en verplichtingen. Raadpleeg bij twijfel een accountant of financieel adviseur om een weloverwogen beslissing te nemen. De adviseurs van Belastingadvies Groningen helpen je graag verder. Wil jij jouw eenmanszaak omzetten naar een BV? Klik dan op het linkje en ontdek of dit gunstig is in jouw situatie.