Het kiezen van een geschikt administratiekantoor is een belangrijke stap voor iedere ondernemer of zelfstandige. Of je nu zzp’er bent of een MKB runt, het uitbesteden van je administratie kan je veel tijd en zorgen besparen. In dit artikel bespreken we waar je op moet letten bij het vinden van een administratiekantoor in Groningen. We geven praktische tips, helpen je de juiste vragen te stellen en zorgen ervoor dat je goed voorbereid het gesprek ingaat.

Administratie uitbesteden: waarom is dat nodig?

Het beheren van je administratie is een verplichting waar geen enkele ondernemer omheen kan. Of je nu net begint of al jaren actief bent, een nauwkeurige administratie is essentieel. Het gaat hierbij niet alleen om de verwerking van je financiële gegevens, maar ook om het inzichtelijk maken van je winst- en verliesrekening en het tijdig indienen van belastingaangiftes.

Veel ondernemers besteden hun boekhouding uit aan een administratiekantoor, omdat het tijdrovend en ingewikkeld kan zijn om dit zelf te doen. Bovendien moet je rekening houden met veranderende belastingregels en deadlines die nauwkeurig nageleefd moeten worden. Een goed administratiekantoor helpt je hierbij. Ook kan een administratiekantoor fiscaal advies geven. Zo maak jij gebruik van handige aftrekposten. 

Wat doet een administratiekantoor precies?

Een administratiekantoor helpt met uiteenlopende taken die te maken hebben met het voeren van een bedrijfsadministratie. De belangrijkste taken zijn:

• Financiële administratie: Inboeken van facturen, verwerken van uitgaven en inkomsten, en het bijhouden van de kasadministratie.
• Belastingaangiften: Denk aan de btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
• Jaarrekening opstellen: Het administratiekantoor stelt een overzichtelijke jaarrekening op, zodat jij inzicht hebt in je financiële situatie.
• Loonadministratie: Heb je personeel in dienst? Dan kan een administratiekantoor helpen met de verwerking van salarissen en het opstellen van loonstroken.
• Fiscaal advies: Veel kantoren bieden ook fiscaal advies aan, om ervoor te zorgen dat je optimaal profiteert van aftrekposten en andere belastingvoordelen. Zo ook bij Belastingadvies Groningen. 

Voor kleinere bedrijven en zzp’ers zijn deze diensten vaak al voldoende om de financiële administratie op orde te houden. Grotere bedrijven met complexere financiële structuren schakelen vaak een accountantskantoor in, dat diepgaande diensten aanbiedt, zoals accountantsverklaringen en controles.

Hoe kies je het juiste administratiekantoor?

Het vinden van een administratiekantoor in Groningen dat bij jouw bedrijf past, begint met goed onderzoek doen. We hebben hieronder enkele tips op een rij gezet, die je helpen bij het maken van een goede keuze.

1. Vraag om aanbevelingen

Veel ondernemers vinden hun administratiekantoor via mond-tot-mondreclame. Vraag daarom eens rond bij collega-ondernemers in Groningen welke kantoren zij aanbevelen. Dit geeft je een goed startpunt en mogelijk ook een direct contact voor een kennismakingsgesprek.

2. Kies een kantoor met ervaring in jouw branche

Elke sector heeft zijn eigen regels en eisen als het gaat om boekhouding en administratie. Zorg er daarom voor dat het administratiekantoor dat je kiest, ervaring heeft met jouw type bedrijf. Een kantoor dat ervaring heeft met zzp’ers in de creatieve sector zal bijvoorbeeld anders werken dan een kantoor dat vooral de boekhouding voor horecazaken doet. Bij Belastingadvies Groningen hebben wij personeel met verschillende soorten expertise. 

3. Maak prijsafspraken

Administratiekantoren hanteren vaak verschillende tarieven, afhankelijk van de omvang van je bedrijf en de diensten die je afneemt. Het is verstandig om duidelijke afspraken te maken over de kosten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Informeer ook naar eventuele extra kosten, bijvoorbeeld voor het opstellen van een jaarrekening, of het verzorgen van een tussentijdse rapportage. Bekijk ook onze tarieven voor meer informatie. Zo heb je er direct een beeld bij. 

4. Digitalisering en automatisering

In de moderne wereld is het belangrijk dat een administratiekantoor gebruikmaakt van de nieuwste technologieën. Geautomatiseerde systemen en cloudoplossingen kunnen je administratie efficiënter maken. Vraag tijdens een kennismakingsgesprek hoe het kantoor omgaat met digitalisering en of zij werken met boekhoudsoftware waarmee jij eenvoudig kunt samenwerken.

5. Persoonlijke klik

Een administratiekantoor is meer dan alleen een dienstverlener. Je moet een goede vertrouwensband kunnen opbouwen, omdat zij inzicht krijgen in je financiële gegevens. Het is dus belangrijk dat je een goede klik hebt met de persoon die jouw administratie gaat verzorgen. Ga daarom altijd eerst op een kennismakingsgesprek, voordat je een definitieve keuze maakt.

Veelgestelde vragen 

We lichten graag een aantal veelgestelde vragen toe, die spelen voor administratiekantoren in het algemeen. Zo kun jij je zo goed mogelijk oriënteren. 

Wat kost een administratiekantoor gemiddeld?

De kosten van een administratiekantoor variëren sterk en zijn afhankelijk van de omvang van je bedrijf en de diensten die je nodig hebt. Voor zzp’ers en kleine bedrijven liggen de kosten vaak tussen de €80 en €150 per maand. Voor grotere ondernemingen kunnen deze kosten oplopen, vooral als er meer complexiteit in de administratie zit, of als je gebruikmaakt van aanvullende diensten. 

Hoe vaak moet ik mijn administratie aanleveren?

Dit hangt af van de afspraken die je maakt met je administratiekantoor. Sommige ondernemers kiezen ervoor iedere maand hun bonnen en facturen aan te leveren, terwijl anderen dit wekelijks of zelfs dagelijks doen via geautomatiseerde systemen. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de frequentie van aanlevering, zodat het kantoor je tijdig kan ondersteunen met aangiftes en rapportages.

Hoe vaker een boekhouding up-to-date is, hoe meer inzicht deze biedt aan de ondernemer. Denk aan het openstaande saldo, te betalen of te ontvangen facturen, behaalde omzet en toekomstige btw-afdracht. Zo wordt de boekhouding een helder stuurmiddel voor de ondernemer.

Kan ik mijn administratie ook zelf doen?

Als zzp’er mag je je administratie zelf doen, maar het is vaak tijdrovend en foutgevoelig. Door je administratie uit te besteden, kun je je tijd en energie richten op de groei van je bedrijf. Daarnaast zorgt een administratiekantoor ervoor dat je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet en dat je geen belastingvoordelen misloopt.

Neem contact op met Belastingadvies Groningen

Ben je op zoek naar een betrouwbaar administratiekantoor in Groningen? Belastingadvies Groningen biedt uitgebreide administratieve ondersteuning en fiscaal advies op maat. Of je nu een startende zzp’er bent of een groeiende MKB runt, zij zorgen ervoor dat je administratie altijd op orde is. Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek wat Belastingadvies Groningen voor jou kan betekenen.