Wat is afschrijven, willekeurig afschrijven en hoe werkt het?

Een ondernemer die een uitgave van € 450,- of meer doet voor de uitoefening van zijn of haar ondernemingsactiviteiten, moet hierover afschrijven.

Afschrijven houdt in dat de uitgave evenredig over een aantal jaar verdeeld wordt. Er kan hierbij aan materiële uitgaven gedacht zoals de aanschaf van een laptop, bedrijfswagen of inventaris. Over immateriële uitgaven zoals intellectueel eigendom en vergunningen moet ook afgeschreven worden. Over uitgaven van minder dan € 450,- wordt niet afgeschreven. Dit betekent dat deze uitgaven direct in de kosten opgenomen worden en daarmee ten laste komen van de winst.

Waarom moet er afgeschreven worden?

Doorgaans worden grotere uitgaven meerdere jaren gebruikt, het zou daardoor onterecht zijn om deze uitgaven volledig ten laste van één jaar te brengen. Daarnaast zouden de kosten van dat jaar een vertekend beeld laten zien ten opzichte van de kosten uit het voorgaande jaar.

Hoe wordt er afgeschreven?

De meest voorkomende vorm van afschrijven is de lineaire methode. Bij deze vorm wordt maandelijks een vast bedrag afgeschreven tot het moment dat het bedrijfsmiddel volledig afgeschreven is.

Voordat er lineair afgeschreven kan worden, moeten drie gegevens bepaald worden:

1. De aanschafkosten

De aanschafkosten bestaan uit het aankoopbedrag exclusief BTW, en eventuele installatiekosten. In het geval dat u een combinatie van producten aanschaft zoals bijvoorbeeld een desktop met monitor, muis en toetsenbord, mogen deze bij elkaar opgeteld worden.

2. De (verwachte) technische levensduur

De technische levensduur is het aantal jaar waarna verwacht wordt dat het bedrijfsmiddel niet meer gebruikt kan worden. De economische levensduur, het aantal jaar waarna het bedrijfsmiddel geen economische waarde meer heeft, kan ook als uitgangspunt dienen als deze korter is dat de technische levensduur. De levensduur mag geschat worden.

3. De restwaarde

Dit is de geschatte verkoopwaarde van het bedrijfsmiddel nadat deze volledig afgeschreven is. De restwaarde wordt niet meegenomen in de afschrijving per maand. De afschrijving per jaar op basis van de lineaire methode wordt berekend door de aanschafkosten minus de restwaarde te delen door de verwachte levensduur.

Willekeurig afschrijven

Een startende ondernemer met een eenmanszaak, maatschap, commanditaire vennootschap (CV) of vennootschap onder firma (VOF) heeft de mogelijkheid om bedrijfsmiddelen willekeurig af te schrijven. Willekeurig afschrijven van bedrijfsmiddelen kan fiscaal voordeel opleveren doordat het gedeelte wat extra afgeschreven wordt ten laste gaat van de winst, en minder winst betekent minder inkomstenbelasting. Willekeurig afschrijven is dus een mooie fiscale mogelijkheid om de winst te verlagen, maar er zijn wel een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet worden:

  • U heeft een eenmanszaak, maatschap, CV of VOF;
  • U heeft een bedrijfsmiddel gekocht in het jaar dat u recht had op startersaftrek, of in het aanloopjaar daarvoor.

Naast bovenstaande voorwaarden zijn er een aantal specifieke situaties die wij regelmatig tegenkomen waarin u niet willekeurig kunt afschrijven. U kunt niet willekeurig afschrijven indien:

  • Bedrijfsmiddelen vanuit het privévermogen ingebracht zijn;
  • De aankoop bij familie gedaan is;
  • Het bedrijfsmiddel bestemd is voorde verhuur.