Urenregistratie als ondernemer. Waarom en hoe werkt het?

Wanneer u als ondernemer wilt genieten van fiscale startersvoordelen, dan bent u verplicht om te voldoen aan de ‘1225 uren norm’, ook wel het urencriterium genoemd.

De belastingdienst heeft het urencriterium ingesteld zodat niet iedereen die zich inschrijft bij de Kamer van Koophandel direct recht heeft op de gunstige startersvoordelen.

Wat houdt het urencriterium in?

Wat de naam ‘1225 uren norm’ doet vermoeden, wordt u verplicht om minimaal 1225 uren te maken voor uw onderneming. Deze uren moet u in een kalenderjaar maken, het maakt in dit geval niet uit of u op 1 januari of 1 december bent gestart.

Een regel die vaak wordt vergeten bij het urencriterium en de aanspraak op startersvoordelen is dat u meer tijd moet besteden aan uw onderneming dan aan andere verdienende werkzaamheden. Als u bijvoorbeeld 1300 uur per jaar in loondienst bent, dan zult u minimaal dat aantal uur ook voor uw onderneming moeten besteden. Een uitzondering op deze regel is als u in de afgelopen vijf jaar één jaar geen ondernemer was. In dat geval geldt alleen de 1225 uren norm. Indien de belastingdienst komt controleren moet u aan kunnen tonen door middel van een urenregistratie dat u aan het urencriterium heeft voldaan. In deze urenregistratie moeten de werkzaamheden opgenomen zijn die te maken hebben met uw bedrijf, u kunt hierbij denken aan:

  • klantafspraken en de daarbij horende voorbereidende werkzaamheden;
  • website beheren;
  • bijwerken van de administratie.

Kortom kunt u dus alle uren in de urenregistratie meenemen die gerelateerd zijn aan de onderneming. Voor het bijhouden van de urenregistratie is het handig om een Excel document aan te maken waarop u de datum, omschrijving en het aantaluur opneemt.

De urenregistratie valt ook onder de fiscale bewaarplicht, wat inhoudt dat u net als de rest van uw administratie ook de urenregistratie minimaal zeven jaar moet bewaren.

Uitzonderingen op het urencriterium

Gelukkig zijn er in sommige gevallen uitzonderingen op het urencriterium. De belastingdienst heeft een versoepeld urencriterium in het geval van:

Zwangerschap;

In het geval van zwangerschap tellen de niet-gewerkte uren gedurende 16 weken toch mee voor de 1225 uren norm. Als u normaal gesproken gemiddeld 25 uur per week werkt, maar vanwege uw zwangerschap minder of geen uren voor uw onderneming maakt, dan kunt u het verschil alsnog opnemen in de urenregistratie.

Arbeidsongeschiktheid;

Net als een versoepelde regeling bij de startersaftrek, geldt ook een verlaagd urencriterium voor mensen die arbeidsongeschikt zijn. In plaats van 1225 uren per kalenderjaar hoeft een persoon die (deels) arbeidsongeschikt is maar 800 uur voor zijn onderneming te maken.