Basisuitleg voor het voeren van een boekhouding

Boekhouden is het opstellen en bijhouden van alle financiële veranderingen binnen een organisatie aan de hand van bepaalde regels en wetten

Een boekhouding heeft zijn eigen “taal” en die komt tot stand in journaalposten. Een journaalpost is opgebouwd uit een debet (tegoed) en credit (schuld) en grootboekrekeningen.

Waarom is boekhouden belangrijk

Door op de juiste wijze de boekhouding te verwerken, krijg je inzicht in de stand van zaken. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van een debiteurenadministratie (verkoop) – door goed bij te houden wie wel en niet betaald heeft kan je als ondernemer beslissingen maken. Het geeft ook op de gehele boekhouding inzicht in hoe het bedrijf ervoor staat en dit laatste is belangrijk voor de belastingdienst, zij willen kunnen controleren wat er in de onderneming plaatsvindt. En uiteraard voor de ondernemer ook, welke artikelen verkopen goed? Welke klant levert het meeste omzet op? Haal je daar ook het meeste winst? Misschien moet je meer of juist minder investeren in bepaalde zaken? Vragen die je alleen correct kan beantwoorden door inzicht te krijgen in de cijfers.

Interne verslaglegging

Voor de interne verslaglegging zijn geen wettelijke eisen, denk bijvoorbeeld aande debiteurenadministratie, als jij als ondernemer hier een administratie voor bijhoudt, dan maakt het niet uit hoe je die in elkaar steekt. Wil je een liquiditeitsbegroting maken, dan mag je zelf bepalen hoe je dat doet. Het is wel belangrijk dat de boekhouding op de juiste wijze is opgebouwd, anders heb je niks aan de verslaglegging.

Externe verslaglegging

Vaak houden de kleinere ondernemers alleen voor de externe verslaglegging een boekhouding bij, als ondernemer moet je per kwartaal bijhouden hoe veel BTW je moet afdragen bijvoorbeeld en eens per jaar moet er een balans en W&V (winst en verliesrekening) verwerkt worden in de belastingaangifte. Vooral bij het opstellen van de balans en de W&V wordt het lastiger, want om dit correct te doen, moet je weten hoe je correct de “taal” van de boekhouding werkt en je moet op de hoogte zijn van de wettelijke eisen die de Belastingdienst stelt aan bepaalde boekingen. De externe verslaglegging kent namelijk wel wettelijke eisen. Zo kan een boeking volkomen logisch zijn binnen de “taal”, maar zou hij afgekeurd worden door de Belastingdienst.

Zelf de boekhouding doen of uitbesteden

Vaak wordt door de ondernemer een opzet gemaakt met het oog op de interne verslaglegging, ze willen weten hoe ze ervoor staan, wie wel en niet betaald heeft, maar vooral bij de afronding van een boekjaar wordt het een stuk complexer en is het verstandig om iemand in te schakelen die verstand heeft van de boekhoudkundige en wettelijke eisen. Anderzijds is het verstandig om bepaalde spelregels zelf te leren, je hoeft geen diepgaande kennis te hebben van het vak boekhouden, maar als ondernemer zou je wel moeten weten hoe een balans opgesteld wordt. Dat geeft inzicht in de stand van zaken en kan je goede beslissingen nemen.