Basisuitleg voor het voeren van een administratie

Hoewel het opzetten en bijhouden van een administratie voor veel ondernemers niet het leukste werk is, kan een goede administratie veel waardevolle inzichten bieden

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht tot het voeren van een goede administratie. Het maakt hierin niet uit of u een startende ondernemer bent, of een ondernemer die al jaren bezig is. Naast het voeren van een goede administratie bent u als ondernemer ook verplicht om zich te houden aan de fiscale bewaarplicht. Hiermee wordt u verplicht om de administratie op digitale wijze te bewaren voor zeven jaar.

Wat houdt een administratie precies in?

Alle financiële transacties die binnen uw onderneming gedaan zijn, en in de toekomst verricht zullen worden, worden opgenomen in een administratie. U kunt hierbij denken aan bank- en kastransacties, maar ook aan financiële verplichtingen zoals een leaseovereenkomst.

Vanuit de wet is het geregeld dat iedere ondernemer een administratie moet bijhouden. Daarnaast wordt u min of meer verplicht om de administratie op een digitale wijze bij te houden, tenzij u een zeer kleine boekhouding. De meest gebruikelijk wijze om een administratie bij te houden is door middel van een boekhoudprogramma, een programma waarin de gemaakte transacties gemakkelijk vastgelegd kunnen worden.

Het belang van een goede administratie

Gelukkig kunt u naast de wettelijke verplichting tot het voeren van een administratie zelf ook veel bruikbare informatie uit de administratie halen. Ten eerste heeft u met een goede administratie direct goed zicht op de inkomsten en uitgaven van uw onderneming, en hiermee dus ook op de winst van de onderneming. De administratie kan daarnaast gezien worden als geheugensteun voor de verplichtingen die u heeft aan leveranciers, en vorderingen die u open heeft staan bij klanten.

Niet alleen de Belastingdienst, maar ook geldverstrekkers hechten veel waarde aan een goede administratie. Indien u heldere cijfers aan een geldverstrekker kunt laten zien, zal de kans aanzienlijk groter zijn dat u een krediet, lening of hypotheek verstrekt krijgt.

Tot slot kunt wordt het met behulp van een goede administratie een stuk makkelijker om de periodieke btw-aangifte te kunnen doen, en hetzelfde geldt voor de aangifte inkomstenbelasting.

Wat moet in ieder geval uit een administratie blijken

De belastingdienst wil een controle uit kunnen voeren op de gegevens die aangegeven zijn in de btw-aangifte, inkomstenaangifte en andere eventuele belastingen. De totstandkoming van deze stukken moet dus in ieder geval blijken uit de administratie. De fiscale bewaarplicht verplicht u daarnaast om de basisgegevens van uw administratie gedurende zeven jaar te bewaren. Met basisgegevens wordt het volgende bedoeld:

  • het grootboek;
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • de voorraadadministratie;
  • de in- en verkoopadministratie;
  • de loonadministratie.

Naast bovenstaande administratieve stukken wordt aangeraden om alle correspondentie met klanten, leveranciers, geldverstrekkers en andere betrokkenen van uw onderneming te bewaren.