Basisuitleg over de BTW-regels

Veel uitgaven die een ondernemer heeft, zijn belast met de belasting toegevoegde waarde (btw).

Bij de meeste uitgaven van de ondernemer kan de btw teruggevorderd worden, bij inkomsten geldt dat de ondernemer zelf niets hoeft te betalen. Het lijkt allemaal zo makkelijk, en toch hebben veel ondernemers problemen met hun btwaangifte omdat het niet zo vanzelfsprekend is zoals het lijkt.

Btw aftrekken

De btw die aan u als ondernemer berekend is, mag van de voorbelasting afgetrokken worden. Het komt er dus op neer dat u deze terug krijgt. Om btw af te kunnen trekken gelden wel een aantal wettelijke voorwaarden die we hierna zullen benoemen.

1. Uw omzet moet belast zijn met btw

Btw die u heeft betaald over kosten die bestemd zijn voor onbelaste omzet (0%), mag niet afgetrokken worden. Als uw onderneming zich bevindt in de sector van jeugd- en jongerenwerk, dan is het goed mogelijk dat uw omzet vrijgesteld is van btw. Dit heeft als gevolg dat u ook geen btw terug kunt vorderen. In het geval van een gemengde omzet geldt hetzelfde principe. Als uw omzet voor een deel vrijgesteld is van btw, en een deel met btw belast wordt, kan alleen de btw van de kosten teruggevoerd worden die bestemd is voor de btw belaste omzet. U dient hierin zelf een inschatting te maken welke kosten voor welk type omzet bestemd is.

2. Uw facturen moeten voldoen aan de factuureisen

Zoals u wellicht in ons artikel over de btw-regels van de zakelijke auto heeft gelezen, moeten inkoopfacturen voldoen aan de factuureisen om btw terug te kunnen vorderen. Bij bedragen tot € 100,- inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur om de btw terug te kunnen vorderen, een kassabon is hier een voorbeeld van. Inkopen boven €100,- inclusief btw hebben meer gegevens nodig welke in veel gevallen niet op een kassabon staan. Houd er rekening mee dat u in dit geval een factuur nodig heeft, waaruit de gegevens van uw onderneming blijken.

3. De kosten moeten een zakelijke aard hebben

Van privékosten kunt u geen btw terugvorderen. De kosten die u namens uw onderneming heeft gedaan, moeten dus te maken hebben met uw bedrijfsactiviteiten om de btw terug te kunnen vorderen. Bij gemengd gebruik dient u zelf een inschatting te maken welk percentage van de kosten privé en zakelijk zijn, over het zakelijke gedeelte kunt u vervolgens de btw aftrekken.

4. De btw moet aantoonbaar zijn

De belastingdienst moet in staat zijn om de door u betaalde en teruggevorderde btw-bedragen te kunnen controleren. Dit doet u door middel van een administratie. U leest alles over het voeren van een administratie is ons artikel.

Btw-aangifte en kleineondernemersregeling

Afhankelijk van uw situatie dient u iedere maand, kwartaal of jaar btw-aangifte te doen. De btw die u heeft gerekend aan uw klanten moet afgedragen worden, en de btw die u betaald heeft, kan hiervan afgetrokken worden.

Op het moment dat het verschil tussen het te betalen en het te vorderen btw-bedrag in een jaar lager is dan €1.883, dan kunt u mogelijk aanspraak maken op de kleineondernemersregeling (KOR). De KOR zorgt ervoor dat kleine ondernemers geen of minder btw hoeven te betalen. Indien u op jaarbasis minder dan € 1.345 btw moet betalen, hoeft u niets af te dragen. Op het moment dat u tussen € 1.345 en € 1.883 btw moet betalen, betaalt u 2,5 keer het verschil tussen het daadwerkelijke bedrag en € 1.883.